● Sanitär, Heizung, Klima · 5 bis 20 Mitarbeiter

Weniger Büroarbeit in deinem SHK-Betrieb.

Notdienst, Wartungstermine und Ersatzteile in einem klaren Ablauf, ohne dass der Tagesplan jedes Mal von vorn beginnt. Vor Ort in Bremen und Niedersachsen, begleitet wird bundesweit.

15 Minuten am Telefon. Kostenlos und unverbindlich.

Warum bleibt im SHK-Betrieb so viel Büroarbeit liegen?

Weil der Notdienst jeden Plan unterbricht. Eine ausgefallene Heizung im Januar geht vor, und der Rest des Tages rutscht. Das ist richtig so und lässt sich nicht abstellen.

Das Problem ist nicht die Unterbrechung, sondern was danach passiert: Der verschobene Termin lebt im Kopf des Chefs, der Kunde erfährt nichts, und am Abend liegen die Aufträge des Tages noch als Zettel im Auto.

Wie behält man Wartungsverträge im Griff?

Wartungen sind das Planbarste, was ein SHK-Betrieb hat, und werden oft am schlechtesten geplant. Weil sie niemand anmahnt, rutschen sie nach hinten, bis im Frühjahr alle gleichzeitig fällig sind.

Was hilft, ist eine Übersicht mit Fälligkeitsmonat und der Frage: Welche Wartung passt in welche ruhige Woche. Damit füllst du die Lücken zwischen den Aufträgen, statt im Frühjahr Überstunden zu fahren. Wer den Kunden im Herbst anruft, bekommt außerdem eher einen Termin, der beiden passt.

So sieht das vorher und nachher aus

Welche Aufgaben kosten am meisten Zeit?

• Umplanen nach Notdiensteinsätzen. Jeder betroffene Kunde muss einzeln angerufen werden, meist zwischen zwei Baustellen.
• Wartungstermine. Planbar, aber ohne Übersicht landen sie alle im Frühjahr.
• Aufträge, die auf Ersatzteile warten. Sie stehen auf keinem Plan mehr und fallen deshalb durch.
• Terminabsprache mit Bewohnern. Drei Anrufe für einen Termin, weil tagsüber niemand rangeht.
• Angebote für größere Arbeiten. Sie liegen beim Kunden, niemand fragt nach.

Was hilft bei der Terminabsprache?

Der Rückruf am Nachmittag erreicht berufstätige Kunden nicht. Wer stattdessen zwei oder drei Zeitfenster zur Auswahl schickt, per Nachricht statt per Anruf, bekommt die Antwort meist am selben Abend. Das ersetzt drei Anrufversuche durch eine Nachricht.

Was im Vier-Wochen-Test passiert

390 Euro, einmalig. Keine Konzeptmappe, sondern eine Änderung im laufenden Betrieb. Sieben Schritte:

1. Ist-Aufnahme. Wie läuft ein Auftrag heute durch den Betrieb, vom ersten Anruf bis zur Rechnung.
2. Engpass auswählen. Eine Sache, die am meisten weh tut.
3. Zentrale Übersicht einrichten. Eine Liste für offene Vorgänge, Termine und Wartungen.
4. Team einweisen. Kurze Runde mit allen, die damit arbeiten.
5. Vier Wochen mitlaufen. Ich bin erreichbar, wenn es im Alltag hakt.
6. Auswerten. Was hat sich geändert, was nicht, und woran lag es.
7. Empfehlung. Ob ein Ausbau sinnvoll ist, und wenn nicht, sage ich das auch.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weise ich keine Umsatzsteuer aus. Laufende Kosten für Werkzeuge können dazukommen. Was ein Werkzeug im Monat kostet, sage ich dir vorher.

Was du nach vier Wochen hast

• Eine Stelle, an der jeder offene Vorgang steht, auch der auf Ersatzteile wartet
• Eine Wartungsübersicht mit Fälligkeit statt einer Liste im Kopf
• Einen Weg, Terminverschiebungen einmal einzutragen statt einzeln zu telefonieren
• Zu jedem offenen Vorgang einen Namen, der zuständig ist
• Einen Nachfasstermin für jedes offene Angebot

Was das an Stunden bringt, hängt vom Betrieb ab. Ich nenne dir dazu keine Zahl, die ich nicht belegen kann.

Wer dahintersteht

Mein Name ist Jens Schuldt – die meisten nennen mich einfach Schulle.

Seit über 25 Jahren arbeite ich im Vertrieb, Kundenservice und in der Führung – zunächst in der Banken- und Finanzwelt, später als Leiter von Kundenservice und Werkstatt mit sieben Mitarbeitern. Einsatzplanung, Reklamationen und alles, was zwischen Kunde, Büro und Werkstatt hängen bleibt, gehörten zu meinem Alltag.

Ich behalte gern den Überblick, wenn viele Dinge gleichzeitig passieren. Mich reizt es, Zusammenhänge zu erkennen, den eigentlichen Engpass zu finden und daraus eine einfache Lösung zu entwickeln.

Ich bin kein klassischer Unternehmensberater, der dir ein Konzept mit fünfzig Seiten hinlegt. Ich schaue mir an, wie dein Betrieb heute arbeitet, und verbessere gemeinsam mit dir genau die Abläufe, die täglich Zeit kosten.

Häufige Fragen

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